Allgemeine Geschäftsbedingungen

§ 1 Geltungsbereich und Anbieter

Sketchka ist ein Produkt der The Nexus Collective GmbH, Poststraße 14-16, 20354 Hamburg (nachfolgend Anbieter). Diese Bedingungen gelten für die Nutzung der Software Sketchka.

Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer und Handwerksbetriebe im Sinne des § 14 BGB. Ein Verbrauchergeschäft findet nicht statt.

§ 2 Leistungen

Der Anbieter stellt eine Software für das SHK-Handwerk bereit: Aufträge, Angebote, Rechnungen mit Festschreibung, die eine GoBD-konforme Rechnungsstellung unterstützt, E-Rechnung nach XRechnung (UBL, Version 3.0), DATEV-Export, Mahnwesen, Zahlungsabgleich, Termine, Zeiterfassung, Wartung, den Assistenten Donna sowie eine iPhone-App für Monteure. Die iPhone-App ist derzeit als Beta auf Einladung erhältlich, noch nicht im App Store.

Das Mahnwesen erstellt Zahlungserinnerungen und Mahnungen und berechnet dabei Verzugszinsen, Pauschalen und Fristen. Ein Zahlungs-Autopilot kann festgeschriebene Rechnungen versenden, fällige Mahnstufen verschicken und offene Forderungen an einen Inkassodienstleister übergeben, mit dem der Betrieb sein Konto selbst verbunden hat. Jede dieser Automatiken ist ausgeschaltet, bis der Betrieb sie einschaltet. Der Zahlungsabgleich liest die Umsätze eines Geschäftskontos, das der Betrieb über einen Kontoinformationsdienst verbindet, und ordnet Zahlungseingänge offenen Rechnungen zu.

Die KI-Funktionen sind im Preis enthalten. Je Betrieb gilt ein monatliches Kontingent; ist es aufgebraucht, pausieren die KI-Funktionen bis zum Ende des Kalendermonats, alle übrigen Funktionen bleiben nutzbar. Ergebnisse der KI-Funktionen sind Vorschläge, die fehlerhaft sein können und keine Rechts- oder Steuerberatung sind; der Betrieb prüft sie vor der Verwendung.

Vorlagen, Berechnungen wie Verzugszinsen, Pauschalen und Fristen, Vorschläge und Automatiken sind Hilfsmittel. Der Betrieb entscheidet, ob er sie einsetzt, prüft Inhalte, Beträge und Empfänger und bleibt gegenüber seinen Kunden für Rechnungen, Mahnungen und Forderungen verantwortlich. Der Anbieter erbringt keine Rechts- oder Steuerberatung und betreibt kein Inkasso.

Die Software ist im Kalendermonat zu 98,5 % verfügbar, gemessen am Übergang des Rechenzentrums ins Internet. Nicht mitgerechnet werden geplante Wartungen bis zu acht Stunden im Monat, die der Anbieter vorher ankündigt und möglichst außerhalb der üblichen Arbeitszeiten legt. Störungen meldet der Betrieb an die im Impressum genannte E-Mail-Adresse. Die gesetzlichen Rechte bei Mängeln, etwa die Minderung, bleiben unberührt; für Schadensersatz gilt § 10.

Der Anbieter entwickelt die Software weiter und darf Funktionen ändern, ersetzen oder entfallen lassen, wenn der in diesem Paragrafen beschriebene Leistungsumfang im Kern gleichwertig erhalten bleibt und die Änderung für den Betrieb zumutbar ist. Fällt eine Funktion weg oder ändert sie sich wesentlich zum Nachteil des Betriebs, kündigt der Anbieter das mindestens sechs Wochen vorher in Textform an. Der Betrieb kann den Vertrag dann zum Wirksamwerden der Änderung kündigen; ein im Voraus bezahltes Entgelt für die Zeit danach erstattet der Anbieter anteilig.

§ 3 Vertragsschluss und Testphase

Der Vertrag kommt mit der Registrierung eines Betriebskontos zustande. Die Pflichten nach § 312i Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 bis 3 BGB (technische Mittel zur Korrektur von Eingabefehlern, Informationen nach Art. 246c EGBGB, Bestätigung des Eingangs) finden keine Anwendung. Diese Bedingungen stehen unter sketchka.com/agb zum Abruf und zum Speichern bereit.

Die ersten 7 Tage sind eine kostenlose Testphase mit allen Funktionen; das KI-Kontingent ist in dieser Zeit kleiner, und die Software verschickt innerhalb von 24 Stunden höchstens 10 E-Mails an Kunden des Betriebs. Ein Zahlungsmittel ist nicht nötig. Kosten entstehen erst, wenn der Betrieb aktiv einen kostenpflichtigen Plan bucht. Mit der Buchung endet die Testphase, und die gebuchte Laufzeit beginnt (§ 4, § 8).

Die Testphase endet von selbst, ohne dass der Betrieb kündigen muss. Bucht er bis dahin keinen Plan, endet der Vertrag mit ihrem Ablauf. Danach ist der Zugang auf Lesen und Export beschränkt; für den Abruf der Daten und ihre anschließende Löschung gilt § 9, der Abrufzeitraum beträgt also mindestens 30 Kalendertage. Bucht der Betrieb in dieser Zeit einen Plan, arbeitet er mit seinen Daten weiter.

§ 4 Preise und Zahlung

Abgerechnet wird je gebuchtem Sitz. Ein Büroplatz kostet 69 € pro Monat, bei jährlicher Zahlung 55 € pro Monat. Ein Monteurplatz kostet 29 € pro Monat, bei jährlicher Zahlung 23 € pro Monat. Alle Preise verstehen sich zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer.

Mindestens ein Büroplatz ist erforderlich. Die Abrechnung je gebuchtem Sitz erfolgt über den Zahlungsdienstleister Stripe.

Die Zahl der Sitze folgt den angelegten Nutzern: Inhaber und Büro belegen einen Büroplatz, Monteure einen Monteurplatz. Bei der Buchung eines Plans werden die Sitze für die zu diesem Zeitpunkt angelegten Nutzer berechnet.

Braucht ein neuer Mitarbeiter oder ein Rollenwechsel während der Laufzeit einen weiteren Sitz, bucht die Software ihn erst, wenn der Betrieb den angezeigten Preis im Formular bestätigt hat. Der weitere Sitz wird ab diesem Tag anteilig bis zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode berechnet und verlängert sich danach mit dem Plan.

Entfernt der Betrieb einen Nutzer oder wechselt ein Nutzer in eine Rolle mit einer anderen Sitz-Art, entfällt der nicht mehr belegte Sitz zur nächsten Verlängerung; für die bereits bezahlte Zeit wird nichts erstattet. Wird ein so entfallener Sitz in derselben Abrechnungsperiode wieder belegt, wird er erneut anteilig berechnet.

Der Anbieter kann die Preise zum Beginn einer neuen Laufzeit ändern. Er kündigt eine Änderung mindestens sechs Wochen vor ihrem Wirksamwerden in Textform an und weist dabei auf das Kündigungsrecht hin. Ist der Betrieb nicht einverstanden, kann er den Vertrag bis zum Wirksamwerden zum Ende der laufenden Laufzeit kündigen. Bis dahin gilt der bisherige Preis.

§ 5 Pflichten des Betriebs

Der Betrieb nutzt die Software nur im Rahmen der geltenden Gesetze und ist für die Rechtmäßigkeit der von ihm eingestellten Inhalte und Kundendaten selbst verantwortlich.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO (etwa Gesundheitsdaten) erfasst der Betrieb nur, soweit sie für den Auftrag erforderlich sind. Stehen sie in freien Inhalten, gehen sie bei den KI-Funktionen mit an die Sprachmodelle (Auftragsverarbeitungsvertrag § 2 Abs. 3 und § 7).

Der Betrieb hält seine Zugangsdaten sicher und schützt sie vor dem Zugriff Dritter.

Spielt der Betrieb Daten Dritter ein, etwa Artikel- und Preisdaten seiner Großhändler im DATANORM-Format oder deren Preislisten, sichert er zu, dass er sie in Sketchka so nutzen darf, auch mit den KI-Funktionen. Dabei gehen Teile davon an die Sprachmodelle (Auftragsverarbeitungsvertrag § 7): bei der Zuordnung von Positionen zu Artikeln Artikelnummer, Kurztext und Einheit von bis zu acht passenden Artikeln je Position, beim Einlesen einer hochgeladenen Preisliste oder eines Angebots deren Inhalt.

§ 6 Datenschutz, Daten des Betriebs und Vertraulichkeit

Der Betrieb ist Verantwortlicher, der Anbieter ist Auftragsverarbeiter im Sinne der DSGVO. Für die Verarbeitung der Daten gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

Einzelheiten zur Verarbeitung stehen in der Datenschutzerklärung.

An den Daten, die der Betrieb und seine Nutzer in Sketchka erfassen oder die bei der Nutzung entstehen, erwirbt der Anbieter keine Rechte, auch soweit es keine personenbezogenen Daten sind. Er verwendet sie nur, um den Vertrag zu erfüllen, also um den Dienst bereitzustellen, zu sichern und abzurechnen und den Vertragsschluss nachzuweisen, und nicht zum Training von KI-Modellen. Weitergegeben werden sie nur an die Unterauftragsverarbeiter nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag, an Empfänger, die der Betrieb selbst bestimmt, etwa beim Versand einer Rechnung oder bei einer Übergabe an ein Inkassounternehmen, an den Zahlungsdienstleister für die Abrechnung nach § 4 und soweit ein Gesetz, ein Gericht oder eine Behörde es verlangt.

Beide Seiten behandeln vertrauliche Informationen der anderen Seite, die sie im Rahmen dieses Vertrags erhalten, vertraulich, nutzen sie nur für diesen Vertrag und schützen sie mindestens so sorgfältig wie eigene vertrauliche Informationen. Vertraulich sind Geschäftsgeheimnisse und alle Informationen, die als vertraulich bezeichnet oder nach den Umständen erkennbar vertraulich sind, etwa Preise, Kalkulationen und Kundenlisten. Ausgenommen sind Informationen, die öffentlich bekannt sind oder es ohne Verstoß gegen diese Pflicht werden, die eine Seite schon vorher rechtmäßig kannte oder rechtmäßig von Dritten erhält, sowie Offenlegungen, zu denen ein Gesetz, ein Gericht oder eine Behörde verpflichtet. Die Pflicht gilt bis drei Jahre nach dem Ende des Vertrags; für personenbezogene Daten gilt ohne diese Begrenzung der Auftragsverarbeitungsvertrag.

§ 7 GoBD und Aufbewahrung

Festgeschriebene Rechnungen sind unveränderlich (GoBD). Korrekturen erfolgen über Storno und Neuausstellung, nicht durch nachträgliche Änderung.

Steuerlich relevante Belege unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Eine vollständige Sofortlöschung aller Daten ist deshalb nicht möglich.

§ 8 Laufzeit und Kündigung

Der Vertrag läuft je nach gebuchtem Plan monatlich oder jährlich und kann zum Ende der jeweiligen Laufzeit gekündigt werden. Wird er nicht spätestens am letzten Tag der Laufzeit gekündigt, verlängert er sich um die gebuchte Laufzeit, also um einen Monat oder um zwölf Monate.

Der Betrieb kündigt im Konto über das Kundenportal des Zahlungsdienstleisters oder in Textform, etwa per E-Mail an die im Impressum genannte Adresse. Der Anbieter kündigt in Textform mit einer Frist von einem Monat zum Ende der Laufzeit.

Das Recht beider Seiten zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Einen Wechsel zu einem anderen Anbieter kann der Betrieb nach § 9 auch vor dem Ende der Laufzeit verlangen.

Ist eine fällige Zahlung mehr als 14 Tage offen, kann der Anbieter den Zugang nach vorheriger Ankündigung in Textform auf Lesen und Export beschränken, bis die Zahlung eingegangen ist. Die Daten bleiben dabei erhalten.

Was nach dem Ende des Vertrags mit den Daten geschieht, regelt § 9.

§ 9 Anbieterwechsel und Datenrückgabe

Der Betrieb kann jederzeit in Textform verlangen, zu einem anderen Anbieter oder auf eigene Systeme zu wechseln oder seine Daten löschen zu lassen. Die Kündigungsfrist dafür beträgt zwei Monate ab Zugang des Verlangens und gilt auch während eines Jahresplans; eine kürzere Frist nach § 8 bleibt unberührt. Mit dem Verlangen oder nach Ablauf der Frist teilt der Betrieb mit, ob er zu einem anderen Anbieter wechselt – dann mit den nötigen Angaben zu diesem Anbieter –, die Daten auf eigene Systeme überträgt oder sie löschen lässt.

An die Kündigungsfrist schließt sich eine Übergangsfrist von 30 Kalendertagen an, in der der Vertrag mit allen Funktionen weiterläuft. In dieser Zeit unterstützt der Anbieter den Betrieb und von ihm beauftragte Dritte angemessen beim Wechsel und bei der Planung des Ausstiegs und gibt ihnen alle dafür nötigen Informationen. Er handelt mit der gebotenen Sorgfalt, damit die vertraglichen Funktionen ohne Unterbrechung weiterlaufen, weist auf ihm bekannte Risiken dafür hin und sorgt für ein hohes Maß an Sicherheit, besonders bei der Übertragung der Daten und während des Abrufzeitraums.

Der Betrieb kann die Übergangsfrist einmal um einen Zeitraum verlängern, den er für seine Zwecke für angemessen hält. Ist die Übergangsfrist technisch nicht einzuhalten, teilt der Anbieter das binnen 14 Arbeitstagen nach dem Verlangen mit Begründung mit und nennt eine Ersatzfrist von höchstens sieben Monaten, in der der Dienst weiterläuft.

Der Vertrag endet, sobald der Wechsel vollzogen ist, spätestens mit dem Ende der Übergangsfrist. Will der Betrieb nicht wechseln, sondern seine Daten löschen lassen, endet der Vertrag mit Ablauf der Kündigungsfrist. Der Anbieter bestätigt dem Betrieb das Vertragsende in Textform.

Nach jedem Vertragsende, auch nach einer Kündigung nach § 8, kann der Betrieb seine Daten mindestens 30 Kalendertage lang abrufen; nach einem Wechsel beginnt dieser Abrufzeitraum mit dem Ende der Übergangsfrist. Während des Abrufzeitraums bleibt die Anmeldung möglich, die Daten sind lesbar, und Nutzer mit der Freigabe „Verwaltung“ können in den Einstellungen den Gesamtexport herunterladen.

Der Gesamtexport enthält alle exportierbaren Daten, also alles, was der Betrieb und seine Nutzer in Sketchka erfassen oder was bei der Nutzung entsteht, auch gelöschte Einträge, solange sie gespeichert sind: die Angaben zum Betrieb; die Nutzer und ihre Einstellungen; Kunden mit Telefonnummern, Notizen und Objekten; Projekte, Bauabschnitte und Aufträge mit Kommentaren und Änderungsverlauf; Angebote, Positionen und die Erledigt-Haken der Monteure; Artikel, Preise und DATANORM-Importe; Termine und Abwesenheiten; Zeiteinträge mit ihrer Änderungshistorie; Nachträge und Abnahmen; Rechnungen samt Zuordnung zu Aufträgen, Zahlungseingänge, Zahlungspläne, Mahnungen, das Belegjournal und die Nummernkreise; Bankverbindungen und Kontobewegungen; Inkasso-Verbindungen, Inkasso-Fälle und Inkasso-Ereignisse; Wartungsverträge, Kommissionen und Eingangsrechnungen; Vorlagen; die gekoppelten Geräte und ihre Kopplungen; Sprach-Aufgaben; den KI-Verbrauch; die Zustimmungsnachweise und das Änderungsprotokoll; das Dokumentenverzeichnis und die gespeicherten Dateien wie Rechnungs-PDF, E-Rechnungen, Fotos und Tonaufnahmen.

Nicht im Export stehen nur Zugangsmittel und technische Steuerdaten der Plattform, die keine Daten des Betriebs sind: Passwörter und Sitzungen, Zugangsdaten zu Bank und Inkasso, Geräte-, Push- und Kopplungskennungen, die Kennungen beim Zahlungsdienstleister, die verschlüsselt gespeicherte Kontonummer der Gegenseite aus dem Zahlungsabgleich (ihre gekürzte Anzeige ist enthalten), die Sperren der Hintergrundläufe und der Wiederholungspuffer der App.

Der Gesamtexport ist ein ZIP-Archiv mit einer JSON-Datei je Datenbereich (Zeitstempel nach ISO 8601, Geldbeträge in Cent), den gespeicherten Dateien im Originalformat, etwa PDF, XML, Bild- und Tondateien, einem Verzeichnis dieser Dateien mit Prüfsummen (SHA-256) und einer Beschreibung des Aufbaus. Ein Archiv fasst knapp 4 GB und höchstens 65.535 Dateien; Dateien darüber hinaus nennt das Verzeichnis, und der Anbieter stellt sie auf Verlangen auf anderem Weg bereit.

Nach Ablauf des Abrufzeitraums, auf Verlangen des Betriebs in Textform auch früher, löscht der Anbieter alle exportierbaren Daten des Betriebs vollständig. Ausgenommen sind Belege und Aufzeichnungen mit gesetzlicher Aufbewahrungsfrist: Sie bleiben nach § 10 Abs. 2 des Auftragsverarbeitungsvertrags bis zum Ende der Frist eingeschränkt gespeichert und werden danach gelöscht. Den Nachweis des Vertragsschlusses bewahrt der Anbieter auf, solange Ansprüche aus dem Vertrag geltend gemacht werden können. Wie lange Kopien in der Datensicherung bestehen, steht in der Datenschutzerklärung.

Für den Wechsel, die Unterstützung dabei, den Export und den Abruf der Daten erhebt der Anbieter keine Entgelte. Bis zum Vertragsende bleibt das Entgelt nach § 4 geschuldet. Beim Jahresplan ist es für zwölf Monate im Voraus bezahlt; endet der Vertrag durch einen Wechsel vorher, wird es nicht anteilig erstattet.

§ 10 Haftung

Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz und soweit er eine Garantie übernommen hat.

Im Übrigen haftet der Anbieter bei leichter Fahrlässigkeit nur, wenn er eine wesentliche Vertragspflicht verletzt, und begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden. Wesentliche Vertragspflichten sind Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Betrieb regelmäßig vertrauen darf.

Die verschuldensunabhängige Haftung für Mängel, die bereits bei Vertragsschluss vorhanden sind (§ 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB), ist ausgeschlossen. Die Haftung für Verschulden nach den vorstehenden Absätzen bleibt unberührt.

Ergebnisse der KI-Funktionen sind Vorschläge (§ 2), keine geprüften Angaben. Der Betrieb prüft sie vor der Verwendung, besonders Positionen, Mengen und Preise, bevor er sie in Angebote oder Rechnungen übernimmt. Übernimmt er ein Ergebnis ungeprüft, kann darin ein Mitverschulden liegen, das nach § 254 BGB zu berücksichtigen ist.

§ 11 Änderungen dieser Bedingungen

Der Anbieter kann diese Bedingungen mit Wirkung für die Zukunft ändern, soweit dafür ein sachlicher Grund besteht, etwa geänderte Gesetze, Rechtsprechung oder behördliche Vorgaben, eine Lücke im Vertrag oder neue Funktionen, und das Verhältnis von Leistung und Gegenleistung nicht zum Nachteil des Betriebs verschoben wird. Für Preise gilt § 4, für Änderungen der Leistungen § 2. Andere Änderungen, die in Hauptleistungen oder in das Verhältnis von Leistung und Gegenleistung eingreifen, werden nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Betriebs wirksam.

Änderungen kündigt der Anbieter mindestens sechs Wochen vor ihrem Wirksamwerden in Textform an und stellt die neue Fassung bereit. Bis zum Wirksamwerden kann der Betrieb die Änderung im Konto annehmen, ihr in Textform widersprechen oder den Vertrag zu diesem Zeitpunkt kündigen; ein im Voraus bezahltes Entgelt für die Zeit danach erstattet der Anbieter dann anteilig.

Widerspricht der Betrieb nicht rechtzeitig, gilt die Änderung als angenommen. Auf die Frist, das Widerspruchs- und das Kündigungsrecht und auf diese Folge weist die Ankündigung besonders hin. Widerspricht der Betrieb, gilt für ihn die bisherige Fassung weiter; das Recht beider Seiten zur Kündigung nach § 8 bleibt unberührt.

§ 12 Schlussbestimmungen

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland.

Gerichtsstand ist Hamburg, soweit dies gesetzlich zulässig ist.

Sollte eine Bestimmung dieser Bedingungen unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.